Ключевые области (функции управления)

Чтобы достичь целей, вам необходимо как можно четче их сформулировать, правильно использовать свое время, т.е. сконцентрировать его на ключевых областях. В терминах ТМ ключевые области представляют собой функции управления.

Ключевые области — важнейшие сферы вашей жизни, в которых вам нужно добиться определенных результатов. Каждая ключевая область состоит из ряда задач управления.

Ключевые области — сердце вашего ТМ. Определив их, вы сумеете ясно представить себе всю панораму дел, обязательств, стремлений. Это даст вам возможность лучше понять, что является главным, а что — второстепенным, определить, сколько времени можно затрачивать на каждую ключевую область, и, исходя из этого, оптимально спланировать свое время. В результате у вас появится чувство контроля над жизненными обстоятельствами, что в свою очередь будет способствовать уменьшению нервных перегрузок и повышению вашего жизненного тонуса.

Регулярный пересмотр ключевых областей. Конечно, можно встретить людей, которым в течение длительного времени не нужно менять свои ключевые области. Стабильность ключевых областей свойственна многим должностям и профессиям специалистов и служащих. Однако такие случаи вряд ли типичны для руководителей.

Как правило, человеку в связи с изменениями на работе и в личной жизни приходится периодически пересматривать (изменять, уточнять) свои ключевые области. Опыт показывает, что делать это целесообразно по меньшей мере раз в год. Причем лучше всего приурочить такой пересмотр ко времени разработки нового годового плана или в период смены комплекта бланков ТМ. Данные психологических исследований свидетельствуют о том, что выделять более 10 ключевых областей не следует – иначе вам будет трудно правильно оценить ситуацию в целом, а значит, и контролировать ход дел.

Впрочем, по нашим наблюдениям, большинству людей достаточно 10 главных функций, чтобы распределить между ними все существенные аспекты своей работы и личной жизни. Разумеется, такие функции должны быть достаточно широкими и емкими. Порой  несколько смежных, близких областей имеет смысл объединить в одну (например, такие области, как «Семья» и «Друзья»). Если же вам все-таки понадобится больше десяти ключевых областей, то рекомендуем разбить их на две группы — скажем, на группу ключевых областей под общим названием «Работа» и на группу под названием «Личная жизнь».

Приведем их некоторые типичные названия для руководителя организации:

1. Стратегия развития.
2. Система управления.
3. Персонал. Социальное развитие.
4. Финансы. Бухучет.
5. Заработная плата.
6. Основное производство.
7. Вспомогательное производство.
8. Маркетинг. Сбыт.
9. Внешние связи.
10. Личная жизнь.

Степень важности для вас ключевых областей с течением времени может измениться. Поэтому порядковые номера на бланках ключевых областей не должны отражать их значимость.

Как определять ключевые области? Установить свои ключевые области можно различными способами. Вот некоторые подходы. Запишите все, какие только вспомните, свои каждодневные дела.  Затем попробуйте разбить их на группы так, чтобы каждая группа объединяла дела, связанные между собой или имеющие какой-то общий признак. Дайте этим группам названия. Это будут ваши ключевые области.

Определите главные цели в вашей работе и жизни. Задайте себе вопрос: «На каких главных ключевых областях я должен сконцентрироваться, чтобы достичь этих целей?» Определите ваши ключевые области, исходя из собственных желаний, взглядов, умений.

Используйте классификатор функций управления. Определите, какие функции и комплексы задач вы реализуете. Это и будут ваши ключевые области. При определении ключевых областей постарайтесь, чтобы они как можно более соответствовали следующим требованиям.

1. Ключевые области — это функции управления. Их названия должны описывать области, в которых нужно добиться результатов, и не содержать конкретных задач или результатов.
2. Набор ключевых областей должен быть всеобъемлющим. Они должны охватывать все стороны вашей жизни: все, что вы делаете, все, что вы обязаны делать.
3. Названия ключевых областей должны быть ясно и однозначно сформулированы. Они должны быть понятны людям, с которыми вы общаетесь, и содержать не более 2—3 слов.
4. Ключевые области не должны пересекаться. Если две ключевые области представляют собой две стороны одного и того же дела, т.е. содержат ряд одинаковых задач, объедините их в одну область.
5. Ключевые области не должны выходить за рамки ваших непосредственных обязанностей. Они должны быть четко отграничены от ключевых областей вашего начальника, коллег и подчиненных. Они не должны распространяться на дела, за которые вы хотя и несете ответственность, но не выполняете лично. Помните,  что эффективно работать со своими ключевыми областями вы сумеете лишь в том случае, если они будут охватывать только те задачи, в которые вы сами непосредственно включены.

Рекомендации для определения ключевых областей. Воспользуйтесь следующей методикой:

1. Задайте себе вопросы из левой колонки табл. 4.2. Утвердительный ответ — это первый шаг к определению возможных ключевых областей.
2. Ознакомьтесь с примерами названий ключевых областей, помещенными в правой графе табл. 4.2. Это поможет вам дать наименование своим ключевым областям.
3. Запишите свои соображения по поводу возможных ключевых областей на листе бумаги, например на бумаге для заметок ТМ.
4. «Отточите» ваши ключевые области. Постарайтесь добиться того, чтобы они соответствовали требованиям, изложенным выше.
5. Обсудите ваши ключевые области со своим начальником, коллегами, друзьями (табл. 4.3).
6. Сверьте их с классификатором функций, запишите в ТМ на бланк ключевых областей. Затем перечислите задачи и мероприятия, входящие в каждую ключевую область.

В каждой ключевой области может быть несколько основных задач. Все они заносятся на специальный бланк «Задачи».

Без перечня задач практически невозможно правильно определить, что и когда должно быть сделано; как добиться того, чтобы ваш труд стал более производительным, качественным, творческим; что необходимо сделать именно вам, а что лучше поручить другим сотрудникам. Перечень задач помогает связывать цели с календарным планом и является, таким образом, одной из важнейших частей документа для достижения результатов.

Совокупность заполненных бланков «Задачи» всех ваших ключевых областей содержит полный перечень стоящих перед вами задач. Конструкция бланков дает возможность ясно видеть общую картину и контролировать ход дел, позволяет эффективно использовать перечень задач для установления приоритетов и распределения обязанностей, а также для напоминания самому себе о том, что еще требуется решить или сделать.

Чтобы увеличить вероятность решения стоящих перед вами задач, придерживайтесь следующих принципов.

1. Формулируйте их как можно более конкретно и однозначно. Для определения своих конкретных намерений пользуйтесь такими глаголами, как: повысить, увеличить, уменьшить, обеспечить, предоставить, улучшить и т.п.
2. Формулируйте задачи так, чтобы их выполнение поддавалось измерению и (или) оценке. Для этого вводите в формулировки задач количественные показатели и нормативы и пользуйтесь четкими нормативными показателями для сравнения.
3. Устанавливайте предельные сроки выполнения задач. Заставляйте себя выполнять поставленные задачи в пределах намеченных сроков. Если предельный срок не определен, решение проблемы начинает, как правило, постоянно откладываться.

Примеры хорошо сформулированных задач (критериев управления):

• похудеть на три килограмма до 1 июля текущего года;
• овладеть персональным компьютером до 30 октября текущего года;
• увеличить ежемесячный объем реализации продукции на 10% по сравнению с прошлым годом.

Как работать с задачами ?

1. Выпишите все свои крупные и небольшие задачи на бланки задач соответствующих ключевых областей. Там, где это возможно, введите количественные характеристики и установите предельные сроки выполнения.
2. На бланк «Задачи» заносятся не только четко сформулированные задачи, но и вспомогательные показатели для их решения (например, имена людей и названия организаций, контакты с которыми для вас важны).
3. Задачи могут быть самого разного объема и характера. Иногда для записи задачи вам может быть достаточно нескольких слов,  служащих напоминанием, что такая задача существует. Но, как правило, формулировку задачи бывает необходимо дополнить уточняющими деталями и различного рода вспомогательной информацией. Все эти данные заносятся на дополнительный бланк, помещаемый сразу за соответствующим бланком «Задачи».
4. Регулярно, не реже одного раза в неделю, просматривайте бланки с задачами. Это можно делать во время поездок, вынужденных ожиданий и т.д. Перечитывая задачи, задавайте себе следующие вопросы: Какие задачи в настоящий момент являются самыми важными? Какими задачами придется заниматься в ближайшее время? С решением каких задач можно еще подождать? Не нуждается ли список задач в обновлении? Все ли задачи в нем отражены? Как решить задачи наиболее эффективно? Должны ли все эти задачи решаться только мной или часть из них лучше передать другим?
5. Когда та или иная задача будет выполнена, вычеркните ее из списка, а связанные с ней бланки с дополнительной информацией выньте из ТМ и при необходимости положите в архив.